COVID-19 has brought about radical economic and organisational changes in dental practice. For years, we have believed, and I think rightly so, that by optimising chair time, that is by making the most of the time with the patient, we would achieve maximum profitability within the boundaries set by the business model of the dental practice. Thus, we thought that using each dental unit for approximately 85% of the available time (while still leaving some space for peak time management) would result in the optimal use of the dental practice.

After optimising chair time, we could then possibly look for further improvements in other areas, such as costs, prices and offering mix. Very few dental practices managed to achieve maximum profitability prior to the pandemic. Never has the use of the past tense been more appropriate, since dental practice profitability no longer seems attainable in the current situation.

A submicroscopic pathogen has changed the lives of people worldwide. We do not yet know how long this situation will carry on. What we do know is that it has already reshaped the way dental practices and other businesses in which waiting times and groups of people were customary are run.

Many dental practices had been planning to reduce patient waiting times and waiting room overcrowding, improve the punctuality of both patients and dentists, and to efficiently manage appointments. Some of them had already invested a substantial amount of time in doing so. We are talking about dental practices in full activity, not those (about 30%) in decline and with a demand that is gradually decreasing, a trend that often goes hand in hand with the increasing age of the owner, who slowly reduces his or her own and the practice’s activity.

The most challenging aspect of this radical change is the reorganisation of the dental practice business model.

It is not only specifically about managing patient flow, an issue that can easily be solved by improving how appointments are scheduled. The main problem lies in eventual changes in clinical and extra-clinical protocols, which will reduce dental practice productivity.

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Dalla saturazione alla diluizione, il grande cambio di paradigma per lo studio dentistico

Cambiano radicalmente le logiche organizzative ed economiche per lo studio dentistico post Covid-19. Per anni abbiamo ritenuto, credo giustamente, che attraverso la “saturazione del tempo poltrona”, ovvero utilizzando il più possibile il tempo di produzione disponibile, avremmo raggiunto il massimo della profittabilità, nei limiti del modello di business dello studio.Cosicché, se fossimo riusciti a far lavorare ogni riunito fino a circa l’85% del tempo disponibile (lasciandoci comunque lo spazio per la gestione dei momenti di picco), avremmo potuto considerare la gestione ottimizzata.

Eventualmente cercando poi ulteriori aree di miglioramento in altri ambiti (costi, prezzi, mix di prestazioni, etc.), ma non più nella già raggiunta capacità di sfruttare al massimo la struttura. Pochi ci riuscivano, per alcuni era una specie di miraggio. Mai come ora, l’uso dell’imperfetto è più appropriato, un imperfetto che sarà prestissimo passato remoto.

Un piccolo, microscopico, parassita biologico ha cambiato le nostre vite in tutto il mondo, vedremo per quanto tempo ma intanto, per tornare con i piedi per terra, ha già cambiato di fatto il modello organizzativo degli studi dentistici, e di molti altri ambiti in cui attese e assembramenti erano consuetudine.

Nel caso specifico dello studio dentistico, i temi delle attese e degli affollamenti in sala d’aspetto, della puntualità di operatori e pazienti, dell’organizzazione efficiente degli appuntamenti, erano già da tempo sull’agenda delle cose da migliorare, e per qualcuno il progetto di miglioramento era già in fase avanzata. Chiaramente parliamo di studi dentistici in piena attività, non di quelli (circa un 30%) in fase di declino e con una domanda che va progressivamente diminuendo, spesso parallelamente al progressivo aumento dell’età del titolare, che accompagna equilibratamente sé stesso e il proprio studio verso una logica e biologica quiescenza.

Ma il tema centrale di questo cambio radicale è l’organizzazione del modello di lavoro.

Non si tratta solo nello specifico di gestire gli assembramenti dei pazienti, facilmente risolvibile con un miglioramento del sistema degli appuntamenti, la grande criticità sta soprattutto nel cambio dei protocolli clinici ed extra-clinici, che ridurranno forzatamente la capacità oggettiva di produzione dello studio dentistico.

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